Avalikus ja ka erasektoris on aru saadud, kui tähtis on kaasata huvirühmad ning inimesed, keda otsused mõjutavad. See aitab teha paremaid, osalisi arvestavaid otsuseid ja kokkuvõttes toetab ühiskonna sidustust. Juba 2012. aastal on kokku lepitud kaasamise hea tava (EMSL 2012). Tegutsevad kaasava juhtimise kogukonnad, koostatakse kaasavaid eelarveid. Kaasajatele on koostatud juhiseid ja korraldatud koolitusi. Kaasatavate ettevalmistus aga jääb sageli üldisele kodanikuhariduse tasemele.

Huvirühmade kaasamine riigi või kohaliku omavalitsuse juhtimisse, asutuste töötajate ja teenusekasutajate kaasarääkimine organisatsiooni tegevuse ja töökorralduse asjus ning sotsiaalteenuste kujundamine koosloomes on vaid mõned näited olukordadest, mis eeldavad otsustajatelt ühelt poolt siirast kaasamissoovi ja teiselt poolt ka oskust teha seda nii, et kaasamine ei jääks ainult näiliseks ja sellest oleks võimalikult palju kasu.

Kaasamise alus on seda toetav hoiak ja huvi teiste inimeste arvamuse vastu.

Kaasamine tähendab otsuste langetamisel eelkõige nende inimeste arvamuse kuulamist, keda otsus mõjutab. See pole enam pelgalt motiveeriv tegur, vaid sellest on kujunenud töökultuuri osa, nn hügieenifaktor (Herzberg 1959), mille puudumine tekitab rahulolematust. Kinnistes gruppides otsustamine, kaasamata neid, keda otsus mõjutab, on aktsepteeritav vaid kriisiolukordades, kui on vaja kiiresti reageerida.

Kas kaasamist saab arendada seda harjutades?

Kui palju on võimalik kujundada otsustajate hoiakuid või iseloomuomadusi? Usutakse, et tehnilised oskused aitavad juhtida protsessi, seetõttu on otsustajatele õpetatud kaasamiskavade koostamist ja kaasamistehnikat ning -meetodeid. Neist levinumad on näiteks:

• maailmakohvik (ka osalus- või kogemuskohvik), kus väikestesse rühmadesse jaotatud osalejad arutavad erinevaid küsimusi ning seejärel vahetavad kohti, täiendades teiste rühmade mõtteid ja ettepanekuid;
• avatud ruum, kus osalejad ise tõstatatavad ja valivad käsitletavaid teemasid ning juhivad nende arutelu;
• konstruktiivne dialoog, kus etteantud vormis pakutakse vaheldumisi küsimused, leitakse vastused väikestes rühmades ja aruteluga jätkatakse suures rühmas (Vovk jt 2024);
• dialoogi pidamine kogukonnas, kus ringis arutatakse konkreetset küsimust, et  üksteist kuulata ja oma arvamust väljendada või ka tuua esile uusi asjaolusid (Jeedas 2024).

Olemas on avalikud kanalid oma ettepanekute jagamiseks, kaasmõtlejate leidmiseks ja ideede viimiseks otsustajateni, nt rahvaalgatuse veebileht. Samuti on platvorme, et hõlbustada kaasamist, nt Citizen OS, aga ka info vahendamiseks, nt kohalike omavalitsuste istungite infosüsteem Volis. Paljudes asutustes on kindlad tavad, kuidas töötajaid ning teenusekasutajaid kaasatakse, näiteks korraldatakse rahulolu-uuringuid, koosolekuid ja mõttetalguid, tegutsevad töörühmad ja nõukogud.

Nii võibki kaasamisharjumuse kujundamine alata kaasamistehnikate õppimisest ja tavade ning teiste eeskuju järgmisest. Kaasamisest saadavat kasu tajuv hoiak ja meelelaad on siiski palju olulisem, kui lihtsalt kindla, kokku lepitud otsustamisreeglistiku järgmine või kaasamismeetodite rakendamine.

Inimene on oma elu ekspert

Kaasamise alus on seda toetav hoiak ja huvi teiste inimeste arvamuse vastu. Otsustaja peab hoolima sellest, kuidas need, keda otsus mõjutab, muutusega toime tulevad ja kuidas muutus neid ning nende elu mõjutab: sellest peab olema kasu ja seda peab tajuma. Kaasamise kavandamisel ja hindamisel on eri valdkondades kasutatud UNICEF-i väljaande autor Roger A. Harti redelimudelit (Hart 1992), mis on koostatud küll noorte kaasamise näitel, ent seda saab kohaldada ka teistele sihtrühmadele.

Mudeli kohaselt on kaasamisel kaheksa astet, millest kolm alumist, manipuleerimine, kaasamise kasutamine dekoratsioonina ja võltsosalus, ei ole sisuliselt kaasamine, kuigi need näevad ette kokkupuudet sihtgrupiga, et manipuleerida, „näidata kaasamist“ või „jätta mulje kaasamisest“. Näiteks kutsutakse sihtgrupi esindajad kohtumisele teadustama, esinema, tänukirja üle andma või oma kogemusest rääkima ja korraldajad ütlevad, et sihtrühm ongi kaasatud. Tegelikult aga ei saa sihtgrupi esindajad kaasa rääkida otsustes, mis kohtumisel langetatakse. Harti kaasamisredeli ülemised astmed neli kuni kaheksa liiguvad järjest sisulisema kaasamise poole: informeeritusest kuni ühise otsustamiseni (vt tabel).

Selge peab olema nii kaasamise eesmärk kui ka sisu.

Kaasamise sisuliseks kirjeldamiseks kasutatakse teisigi mudeleid, mis olemuslikult kattuvad mingil määral Harti kaasamisredeli ülemise osaga. Näiteks saab kõrvutada Harti kaasamisredeli astmeid neli kuni kaheksa maailmapanga grupi 2015. aastal välja pakutud kaasamisvormidega, mis erinevad selle poolest, kui palju antakse kaasatavatele vastutust ja võimalusi kaasa rääkida (Vovk jt 2024) või Eesti avaliku ja kolmanda sektori kaasamiskäsiraamatus (Hinsberg ja Kübar 2014) kirjeldatud USA rahvusvahelise avaliku osaluse instituudi viie kaasamisliigiga.

Tabel. Osalusmudelite võrdlus (koostas artikli autor)

Kaasamine ei ole otsustaja relv, vaid abivahend

Mida ootavad kaasatavad kaasajatelt? Kui inimesi kutsutakse otsustamisel või tegevuse kavandamisel ühes või teises rollis kaasa rääkima, soovivad kaasatavad, et nende aega ja teadmisi kasutatakse vastutustundlikult ning nende osalemisest oleks võimalikult suur kasu. Selgitan neid ootusi lähemalt, et pakkuda mõningaid tugipunkte kaasajatele. 

Kolm palvet kaasajale

• Palun ole minuga aus! Kaasa mind ainult siis, kui päriselt huvitud minu arvamusest ja saad seda arvesse võtta.
• Palun kaasa mind minule arusaadavalt! Kohtle mind austusväärselt nagu partnerit ja näita, et minu osalusel on mõju otsuse langetamisele.
• Palun anna mulle võimalus ja vahendid, et kasutada sihtrühma esindusmandaati.

Esimene palve kaasajale. Palun ole minuga aus: kaasa mind ainult siis, kui päriselt huvitud minu arvamusest ja saad seda otsustamisel arvesse võtta. Ära kasuta mind dekoratsiooniks või kaasamiskavasse „linnukese“ kirja saamiseks.

Sisukaks kaasamiseks tuleb valida, mis tasemel (eelnevalt kirjeldatud mudelite alusel) kaasamist soovitakse. Selge peab olema nii kaasamise eesmärk kui ka sisu: kas soovitakse välja selgitada sihtrühma arvamused, tunded ja mõtted või hoopis kasutada nende teadmisi või oskusi. Sarnaselt laste osalusega võib eeldada, et ka iga muu sihtgrupi kaasamiseks peavad olema täidetud järgmised neli eeldust (Lundy 2007, viidanud Järvela jt 2025):

• osalemist võimaldav turvaline ja ligipääsetav ruum;
• sobivad kanalid, mille kaudu oma hääl kuuldavaks teha;
• kuulajaskond, otsustajad, kes võtavad vastu sihtgrupi info;
• kindlustunne, et kaasataval on tegelik mõju otsusele, mis hõlmab ka otsustaja kohustust anda sihtgrupile tagasisidet, kuidas nende infot otsustamisel kasutati.

Sihtgrupi piisavalt varajane kaasamine muudatuste tegemisse võimaldab kasutada kogutud infot otsuse kujundamisel. Kui aga otsus on juba tehtud, mis ei pruugi oleneda kaasajast, siis saabki kaasata informeerimise tasandil, toetades sihtgruppi muutusega kohanemisel.

Teine palve kaasajale. Palun kaasa mind minule arusaadavalt, koheldes mind austusväärselt nagu partnerit. Ära kaasa mind mulle ebasobival ajal ega nõua minult palgatööga võrdväärset tööd. Anna mulle tagasisidet, kuidas minult saadud infot otsustamisel arvesse võtsid, sh milliseid ettepanekuid ja miks ei saanud otsustamisel arvestada, milline on minu mõju otsustamisele.

Kui kaasamiseks ei ole loodud sihtgrupile sobivaid tingimusi, on see sama nagu kaasamata jätmine.

Mida suurem on kaasatav sihtrühm, seda enam tuleb läbi mõelda kaasamise vahendid ja sihtgrupilt info kogumise, selle töötlemise ning tagasiside andmise viis. Siin on abiks, kui tuntakse meetodeid, mis võimaldavad sihtgrupist olenevalt seda sisukalt kaasata. Näiteks pikkadele ametkondlikele või võõrkeelsetele tekstidele tagasiside saamiseks on mõistlik panna info osalejatele arusaadavasse vormi, tuues välja kõige olulisem. Sobiv võib olla mõistetav meediavorm, olgu see lühike video või hoopis kehaline liikumine ja kunstiline väljendamine sihtgrupi arvamuse teadasaamiseks (Teder 2024). Ka eelnõude kohustusliku avalikustamise ja kooskõlastamise seletuskirjad võib sihtgruppi arvestades muuta huvitavaks, arusaadavaks ning selgesti jälgitavaks, kasutades visualiseerimist, sõnapilvi, süstematiseerimist või ka jooniseid, mida saab kasvõi tehisintellekti abil hõlpsalt genereerida. Kui kaasamiseks ei ole loodud sihtgrupile sobivaid tingimusi, on see sama nagu kaasamata jätmine. Öeldes, et kõik dokumendid olid ju avalikult kättesaadavad, keegi ei teinud ettepanekuid neile tuginedes, väljendab see otsustaja soovimatust või puuduvat tahet sihtgruppi kaasata.

Kui kaasamise eesmärk on kasutada sihtgrupi teadmisi, ilma et kaasatavad sellest kasu saaksid, võib see mõjuda tajutava ärakasutamisena. Kaasamine konsultatsiooni nime all või omamoodi retsensiooni küsimine tulekski sõnastada pigem vabatahtliku töö üleskutsena, kui kaasajal ei ole võimalik töö eest tasuda.

Kolmas palve kaasajale. Palun anna mulle võimalus kasutada sihtgrupilt saadud esindusmandaati, et mul oleks piisavalt aega ja vahendeid kahesuunaliseks suhtluseks nendega, keda ma sinu jaoks esindan. Mina ei ole kõiketeadja.

Mida paremini on kaasamisprotsess korraldatud, seda rahulikumalt saavad otsustajad selle tulemusi usaldada ja olla kindlad, et sihtgrupi huvid on esindatud. Vastasel juhul muutub sihtgrupp üha passiivsemaks nii kodaniku kui ka koostööpartnerina, lastes oma esindajal formaalses esinduskogus tegutseda. Otsustajate ja sihtgrupi kontaktid muutuvad harvaks ja osalised kaugenevad üksteisest mõnikord ka füüsiliselt, kuid kindlasti nii sotsiaalselt kui ka vaimselt. Mõnel juhul võib see kulmineerida rahvakogunemise või protestina, kus ilmnevad mõlema poole, nii otsustajate kui ka sihtgrupi vastanduvad huvid.

Kaasaja peaks töö korraldamisel leidma viisi, et sihtrühma esindajad saaksid oma esindatavaid kaasata.

Mõnikord aga lastakse olukorral rahulikult areneda, usaldades otsustajate tarkust juhtida sihtgruppi. Seega tuleb esinduskogu liikmetel selgelt mõista, kelle mandaadiga nad esinduskogus on ehk keda nad esindavad. Kaasaja peaks töö korraldamisel leidma viisi ja vajadusel pakkuma vahendid, et sihtrühma esindajad saaksid oma esindatavaid kaasata, vahendada infot esindatavate ja otsustajatega.

Esmalt on selleks vaja piisavalt aega tagasiside kogumiseks, virtuaalseid keskkondi või muid materjale, transpordivõimalusi ja kommunikatsioonikanaleid, mis võimaldavad esindajal esindatavatega suhelda. Üks enim levinud müüte on arvamus, et sihtgrupi ühe liikme kaasamisega on see sihtrühm juba esindatud. Üksikisiku kogemus konkreetses rollis, olgu see klient, tema lähedane, hooldusasutuse töötaja, juht või mõne ühingu liige, on alati vaid tema kui üksikisiku kogemus. Kaasates mõne eespool nimetatutest näiteks asutuse nõukogusse, tuleb läbi mõelda ja pakkuda talle ka võimalused temaga samas rollis inimeste seisukohtade ning arvamuste väljaselgitamiseks ja esinduskogu info nendeni viimiseks. Nii on kaasamine mõttekas laiemale kogukonnale.